Modernización de las TI del sector público con Microsoft 365 y Dynamics 365
Las organizaciones del sector público se enfrentan a una creciente presión para modernizar su infraestructura de TI con el fin de mejorar la eficiencia, la seguridad y el cumplimiento normativo, a la vez que optimizan los costes. Consciente de estos retos, el Ayuntamiento emprendió una iniciativa de transformación digital para modernizar sus sistemas heredados. Mediante el uso de Microsoft 365 (M365) y Dynamics 365 (D365), el Ayuntamiento se propuso impulsar la eficiencia operativa, mejorar la colaboración e implementar una gobernanza de TI estandarizada en todos los departamentos.
El desafío
El entorno informático existente del Consejo presentaba varios desafíos clave en la transición a una solución basada en la nube:
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Infraestructura de TI obsoleta: Los sistemas heredados en las instalaciones dificultaban la productividad, la escalabilidad y la interoperabilidad.
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Riesgos de seguridad: Los métodos de autenticación ineficaces y las políticas de seguridad inconsistentes dejaron datos críticos vulnerables.
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Falta de políticas unificadas: Los departamentos aislados operaban con políticas de TI dispares, lo que generaba ineficiencias y riesgos de incumplimiento.
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Preparación de la fuerza laboral: Los empleados requerían una amplia capacitación para adoptar las aplicaciones y los flujos de trabajo modernos basados en la nube.
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Restricciones normativas y de cumplimiento: La transición a la nube exigió el cumplimiento de estrictas regulaciones del sector público y políticas de gobernanza de datos.
Durante más de un año, el Consejo intentó llevar a cabo esta transición utilizando recursos fragmentados de profesionales independientes y contratistas. Sin embargo, este enfoque no logró proporcionar el ritmo, la coherencia ni la alineación estratégica necesarios.
Nuestro equipo fue contratado para proporcionar un enfoque estructurado y orientado a resultados utilizando Microsoft 365 y Dynamics 365 como base de la transformación.
Nuestro enfoque
Para garantizar una transición sin contratiempos, desplegamos un equipo de expertos certificados por Microsoft que colaboraron estrechamente con la dirección ejecutiva del Consejo, el departamento de TI y los gestores de servicios. El proyecto se ejecutó en las siguientes fases:
1. Evaluación estratégica y desarrollo de la hoja de ruta
Se llevó a cabo una evaluación exhaustiva del panorama informático del Consejo para definir un plan de migración estructurado:
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Se realizó un análisis de brechas entre la infraestructura de TI existente y las capacidades de M365 y D365.
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Se involucró a las partes interesadas para alinear los objetivos comerciales y de TI con las metas de modernización.
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Desarrollé una estrategia de mitigación de riesgos para garantizar el cumplimiento de las políticas gubernamentales de datos.
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Se estableció una hoja de ruta de migración en tres fases para garantizar una interrupción mínima.
2. Diseño arquitectónico de Microsoft 365 y Dynamics 365
Para establecer un entorno de nube escalable, seguro y conforme a las normativas, diseñamos una arquitectura integrada de M365 y D365. Los principales entregables incluyeron:
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Arquitectura M365 y D365 de nivel empresarial: Un marco nativo de la nube optimizado para la escalabilidad, la automatización y la interoperabilidad.
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Implementación del modelo de seguridad de confianza cero: Se aplica seguridad basada en la identidad utilizando Microsoft Entra ID , Privileged Identity Management (PIM) y Azure Active Directory Conditional Access .
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Marco de gobernanza y cumplimiento de datos: Se implementó Microsoft Purview para hacer cumplir las políticas de protección de datos, el cumplimiento normativo y las reglas de retención automatizadas.
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Seguridad de endpoints con Microsoft Defender para endpoints: Garantizó una protección integral contra amenazas para todos los dispositivos del Ayuntamiento.
3. Despliegue e integración de aplicaciones principales de Microsoft
Para mejorar la colaboración y agilizar las operaciones, implementamos e integramos las aplicaciones principales de M365 y D365, incluidas:
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Microsoft Exchange Online: Se migraron todos los servicios de correo electrónico a un entorno Exchange seguro basado en la nube con cumplimiento automatizado y protecciones contra el phishing.
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Microsoft Teams y SharePoint Online: Se estableció una plataforma de colaboración unificada con gestión automatizada del ciclo de vida para los espacios de trabajo de Teams y etiquetas de confidencialidad de SharePoint Online para la clasificación de documentos.
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Módulos de Dynamics 365:
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Compromiso del cliente (CE): Gestión mejorada del servicio al ciudadano a través de la resolución de casos impulsada por IA.
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Finanzas y Operaciones (F&O): Informes financieros automatizados, elaboración de presupuestos y flujos de trabajo de adquisiciones.
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Integración con Power Platform: Desarrollé flujos de trabajo de Power Automate y paneles de Power BI para análisis en tiempo real e inteligencia operativa.
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4. Marco de transición y soporte de TI para la continuidad de las operaciones (BAU)
Se estableció un plan de transición BAU estructurado para garantizar la continuidad operativa:
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Monitoreo automatizado con Azure Sentinel: análisis de seguridad impulsado por IA para detectar y mitigar amenazas en tiempo real.
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Procesos de TI de autorreparación: Se implementaron Azure Automation y Microsoft Endpoint Manager para la resolución proactiva de problemas.
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Modelo de soporte de TI por niveles: Microsoft 365 Lighthouse integrado para la gestión centralizada de políticas, usuarios y dispositivos en todos los departamentos.
5. Formación de la fuerza laboral y gestión del cambio
Para impulsar la adopción y optimizar la productividad, implementamos una estrategia de capacitación y gestión del cambio en todo el Consejo:
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Itinerarios de aprendizaje impulsados por IA con Microsoft Viva Learning: Experiencias de formación personalizadas para empleados en función de su rol y nivel de compromiso.
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Simulaciones de respuesta a incidentes en vivo: capacitación práctica en seguridad utilizando el entrenamiento de simulación de ataques de Microsoft Defender .
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PowerApps personalizadas para la incorporación y las solicitudes de soporte de TI: Interacciones de usuario y solicitudes de servicio optimizadas mediante la automatización con tecnología D365.
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Análisis de adopción mediante Microsoft Viva Insights: Monitorización continua de la participación del usuario y la utilización de las funciones para impulsar mejoras adicionales.
Resultados e impacto
La transición del Consejo a Microsoft 365 y Dynamics 365 se completó con éxito en un plazo de cuatro meses, a tiempo y dentro del presupuesto.
Entre los resultados clave se incluyen:
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Mayor colaboración y eficiencia: La integración de Microsoft 365 y Dynamics 365 mejoró los flujos de trabajo interdepartamentales y automatizó el intercambio de datos entre equipos.
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Postura de seguridad sólida: La adopción de los principios de seguridad de Confianza Cero , Microsoft Defender Suite y Azure Sentinel redujo significativamente la exposición al riesgo cibernético.
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Reducción de costes operativos: La transición de la infraestructura heredada a las cargas de trabajo alojadas en Azure optimizó los costes mediante el escalado automático y los modelos de pago por uso .
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Cumplimiento normativo y de protección de datos: Cumplimiento total del RGPD , los principios de ciberseguridad del sector público del Reino Unido y las políticas que cumplen con la norma ISO 27001 .
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Análisis predictivo para la mejora de servicios: Los datos basados en IA de D365 Customer Insights permitieron mejoras proactivas en el servicio al ciudadano.
El Consejo reconoció esta iniciativa como un ejemplo de buenas prácticas sobre cómo el aprovechamiento de Microsoft 365 y Dynamics 365, combinado con una implementación experta, puede impulsar la transformación digital en el sector público.
Conclusión
Esta implementación subraya el potencial transformador de Microsoft 365 y Dynamics 365 para modernizar la infraestructura de TI del sector público. Al implementar una estrategia de migración a la nube estructurada y segura, las organizaciones pueden mejorar la productividad, fortalecer la ciberseguridad e impulsar una mayor participación ciudadana.
Para las entidades del sector público que estén considerando una transición similar, asociarse con IVARTY Consulting podría ser la solución. info@ivartyconsulting.com
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