¿Un punto pasado por alto? - Enfoques contractuales

Este documento sobre modelos contractuales y de pago analiza la evolución del sector de la consultoría y la selección de personal, haciendo hincapié en la importancia de contar con declaraciones de trabajo (SoW) claras y bien definidas. A continuación, se presentan los puntos clave que los altos ejecutivos deben considerar antes de realizar una compra:

Introducción: Los sectores de consultoría y selección de personal se solapan cada vez más, lo que genera una zona gris donde son habituales los pseudoentregables y los modelos de pago por tiempo y materiales (T&M). Históricamente, el pago por tiempo y materiales era poco común en consultoría y solo se utilizaba cuando el alcance del proyecto no estaba claro.

Precio fijo, enfoque basado en hitos:

• Ventajas:

  • Cumplimiento tributario: Su proyecto y el proveedor serán responsables de los riesgos tributarios, ya que están contratados para lograr con éxito los entregables, resultados y objetivos del proyecto.

  • Previsibilidad y presupuesto: Los clientes conocen el coste total por adelantado, lo que facilita la gestión del presupuesto.

  • Gestión de riesgos: El proveedor asume la mayor parte del riesgo, lo que proporciona certeza en los costos para el cliente.

  • Expectativas claras: Los entregables y plazos acordados garantizan claridad y un progreso rastreable.

  • Eficiencia y enfoque: El proveedor recibe incentivos para trabajar de manera eficiente y cumplir con los plazos de entrega, el presupuesto y el cronograma.

  • Menos gastos administrativos: Menor necesidad de supervisión continua o seguimiento de las horas trabajadas.

  • Aceptación/Revisión: El proveedor está obligado contractualmente a entregar los productos a su entera satisfacción. Revisará y revisará los productos, a su cargo, hasta que usted los acepte.

• Contras:

  • Flexibilidad limitada: Los cambios en el alcance del proyecto pueden ser difíciles de gestionar sin renegociar los términos. Sin embargo, un buen proveedor mostrará pragmatismo ante cambios menores y los cambios sustanciales siempre se acordarán mutuamente.

  • Posibilidad de sobreestimación: El proveedor puede sobreestimar los costes para cubrir posibles riesgos, lo que conlleva presupuestos iniciales más elevados.

    
    

Enfoque de Tiempo y Materiales (T&M):

• Ventajas:

  • Flexibilidad: Permite realizar ajustes en el alcance y los requisitos del proyecto a medida que este avanza.

  • Transparencia: Los clientes pueden ver exactamente en qué se están invirtiendo el tiempo y los recursos.

    
    

• Contras:

  • Expansión descontrolada del alcance: La falta de límites claros puede provocar un aumento descontrolado de los costes y una prolongación de los plazos.

  • Fomenta la ineficiencia y las demoras: El pago basado en el tiempo dedicado en lugar de en los resultados entregados puede generar ineficiencias.

  • Costes impredecibles y crecientes: Los clientes están expuestos a fluctuaciones constantes de precios sin un límite máximo de costes claro.

  • Mayor carga para el cliente y mayor supervisión: Los clientes deben monitorear continuamente el progreso y realizar un seguimiento de los gastos.

  • Sin coste ni protección contra riesgos: El riesgo financiero se traslada al cliente, sin posibilidad de recurso alguno en caso de mala gestión o retrasos.

    
    

Riesgos de las declaraciones de trabajo mal redactadas:

• Aceptación : sin entregables claramente definidos y acordados mutuamente, habrá falta de claridad sobre lo que es aceptable y lo que no, y en última instancia, sobre lo que se pagará.

• Falta de un alcance claro: Conduce a la ampliación del alcance y a expectativas desalineadas.

• Mayor riesgo legal y contractual: Las declaraciones de trabajo vagas pueden no ser válidas legalmente en caso de disputas o ante una posible auditoría externa.

• Presupuesto y sobrecostos: Sin desgloses detallados, los costos pueden descontrolarse.

• Mala asignación de recursos: Un alcance poco claro puede provocar ineficiencia y agotamiento.

• Gestión de riesgos deficiente: Las declaraciones de trabajo deficientes a menudo omiten las evaluaciones de riesgos y las estrategias de mitigación.

• Dificultad para medir el éxito: Sin entregables claros y mutuamente acordados, y KPIs concretos, es difícil determinar el éxito del proyecto.

• Daños en la relación: Las expectativas no satisfechas pueden dañar la confianza entre clientes y proveedores.

En IVARTY, recomendamos un modelo de pago por hitos y precio fijo para compartir los riesgos del proyecto y garantizar la transparencia. Este enfoque reduce la carga administrativa y se ajusta a los resultados, plazos y entregables deseados. La elección entre precio fijo y pago por tiempo y materiales depende de la naturaleza del proyecto, la tolerancia al riesgo y los requisitos de flexibilidad, pero un proveedor de consultoría confiable tendrá amplia experiencia brindando claridad y asesoramiento durante la fase previa a la movilización, lo que le permitirá optar por un modelo de precio fijo.

En última instancia, y obviamente, la elección es suya, pero si tiene una comprensión clara de lo que su proyecto debe lograr y está trabajando con un presupuesto, entonces el enfoque de precio fijo o basado en hitos es el camino a seguir.